Déposer sur HAL
Le CODIR de l’UTT a acté le dépôt systématique des publications de types articles et communications avec actes annuels dans le portail HAL UTT le 6 mai 2019. Vous trouverez dans la présente page un guide qui vous aidera à effectuer ce dépôt. N'hésitez pas à nous contacter pour toute précision ou aide utile sur bu_recherche(at)utt.fr.
Pourquoi déposer ?
• Pour accroître la visibilité des publications scientifiques de l’UTT et favoriser leur référencement rapide.
• Pour favoriser un transfert vers l’innovation en rendant accessible les résultats des recherches aux partenaires industriels.
• pour permettre un suivi statistique de la production scientifique de l’UTT.
• Pour être en conformité avec les préconisations du plan national pour la science ouverte.
• Pour développer un mode alternatif d’accès aux publications pour faire face au coût toujours croissant des revues scientifiques.
• Pour oeuvrer à une meilleure diffusion des résultats de la recherche.
Qui dépose ?
Le déposant est l’auteur de la publication lui-même (avec le consentement des co-auteurs s’il y en a).
Pour cela, il vous faut créer un compte auprès du CCSD, si vous n'en possedez pas déjà un : https://hal-utt.archives-ouvertes.fr/user/create
Une fois créé, ce compte vous permettra d'indiquer vos préférences de dépôt. Vous pouvez ainsi définir le ou les domaines de vos articles par défaut et ainsi ne pas avoir à les saisir lors de chaque dépôt : https://hal-utt.archives-ouvertes.fr/user/editprefdepot/?
Vous pouvez bénéficier d'options supplémentaires en créant un compte IDHAL. Il s'agit cette fois d'un compte auteur que vous pouvez créer si au moins une de vos publications est déjà référencées sur la plateforme. IDHAL vous permet d'unifier les différentes formes de votre nom et de lier à votre comptes vos identifiants ORCID, Scopus, ResearchID et autres. Le CCSD vous guide dans la création de ce compte.
Que déposer ?
Les documents à déposer obligatoirement sur HAL sont les articles et les communications dans des conférences annuelles. Les autres productions (chapitre de livre par exemple) doivent être a minima signalées sur la même plateforme.
Attention ! La loi vous autorise à diffuser la version finale du manuscrit acceptée pour publication (ou Postprint de l'auteur) et non le postprint de l'éditeur.
Trouver la fameuse "version finale de son manuscrit" acceptée pour publication » indiqué par la Loi pour la République Numérique peut être une tâche ardue : ce document de synthèse vous indiquera comment retrouver et collecter ce manuscrit sur les espaces de soumission d’article des éditeurs principaux.
Quand déposer ?
Nous vous recommandons d'effectuer le dépôt dès que vous avez obtenu le DOI, indépendamment de la date de publication dans la revue et en tout cas au plus tard au moment du rapport annuel d’activité. La date qui prévaut est la date de publication en ligne, y compris les articles diffusés en Early access.
Attention ! Les éditeurs imposent un embargo sur la diffusion des textes, qui ne peut cependant excéder 6 mois pour les textes en sciences et techniques ou 12 mois pour les sciences sociales. Afin d'être en conformité avec les éditeurs, HAL vous permet de définir à partir de quel moment votre document sera accessible.
Où déposer ?
Le CODIR de l'UTT a choisi HAL comme plateforme de dépôt institutionnelle. HAL UTT est accessible à l'adresse suivante : https://hal-utt.archives-ouvertes.fr
Lors du dépôt, il vous est possible d'exporter vers d'autres plateformes, notamment arXiv.
Un transfert vers ArXiv a des pré-requis afin d'être valide :
- Le document doit avoir un résumé en anglais.
- Choisir obligatoirement un sous-domaine.
- La taille de chaque fichier doit être inférieure 3Mb.
- Si le pdf a été généré par laTex, les sources doivent être présentes.
- Si vous utilisez bibtex, vous devez fournir le .bbl pour arXiv.
Le guide HAL vous indique les démarches à effectuer pour déposer dans les deux archives.
Comment déposer ?
Le fichier à déposer est un fichier PDF qui constitue la version acceptée pour publication sans la mise en forme de l’éditeur. Afin de déposer :
- Identifiez-vous sur la plateforme HAL avec votre compte CCSD.
- Cliquez sur "Dépôt".
- Faites glisser votre fichier sur le cadre de gauche pour déposer ou saisissez le DOI pour signaler votre publication.
- Pour ajouter un embargo, afficher la vue détaillée (en haut à droite de l'interface) et choisissez la durée de l'embargo (6 mois pour les Sciences et Techniques, 12 mois pour les Sciences sociales).
- Complétez les données obligatoires. Si les métadonnées du PDF sont insuffisantes, saisissez le DOI dans l'espace de dépôt.
- Chaque document doit avoir a minima un titre, le nom de la publication, un auteur affilié et un domaine (sujet). Les premiers sont générés à partir du PDF ou du DOI, l'affiliation et le domaine peuvent être paramétré par défaut sur votre profil HAL. Concernant les affiliations UTT, vous devez indiquer votre équipe de recherche (CREIDD, ERA, GAMMA3, LASMIS, LM2S, L2N, LOSI, TECH-CICO).
- Une fois les informations complétées, il vous suffit de cliquer sur "Déposer" pour finaliser le dépôt.